随着“互联网+政务服务”的深入推进，各地区各部门依托全国一体化政务服务平台推进各类政务服务事项在线办理，在方便企业和群众办事创业的同时，也形成了大量的政务服务电子文件。这些电子文件是国家信息资源的重要组成部分，具有重要凭证和长久查考价值，将其纳入档案体系管理，推动其按照《中华人民共和国档案法》等要求，以电子形式作为凭证使用，对于服务社会治理、优化政务服务、开展行业监管等具有重要意义。但同时，政务服务电子文件归档和电子档案管理工作较为复杂，业务环节多、面广量大，特别是在政务服务“供给侧”，由于政务服务标准不统一、线上线下服务不协同、数据共享不充分、数字化水平不平衡等问题，一定程度上制约了电子档案归档与应用。按照国务院办公厅政务服务效能提升“双十百千”工程有关部署，依托全国一体化政务服务平台加快破解一批政务服务堵点难点，解决政务服务电子文件单套归档“最后一公里”问题，在此背景下，国务院办公厅印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（以下简称《办法》），对政务服务电子档案的整理与归档、移交与接收、保存与利用等进行规范，对于推动电子文件归档和电子档案规范管理，支撑电子档案共享应用，助力优化营商环境等具有重要意义。

开展政务服务电子文件归档和电子档案管理是一项系统工程，涉及政务服务规范、系统建设改造、数据共享应用、电子档案归档等各个方面，需要业务、系统、数据、应用“四位一体”、深度协同，“一盘棋”谋划推进。

一、强化整体设计，推动政务服务业务规范

《办法》明确要求，“来源可靠、程序规范、要素合规”的政务服务电子文件可以以电子形式归档。政务服务作为电子文件产生的“源头”，是电子档案的基础。推动政务服务事项标准化提升，确保事项要素完整、流程规范、标准统一，对于产生规范化、标准化的电子档案十分重要。一方面，要推进业务标准化。标准化是高质量开展政务服务的前提，要扎实推进标准化建设，让政务服务有标可循、依标而行，实现同一事项受理条件、服务对象、办理流程、申请材料、办理结果等要素标准统一，同要素管理、同标准办理。另一方面，要推进管理清单化。建立完善事项清单管理制度，实行统一的标准化、规范化、动态化和公开化管理，根据工作实际及时调整更新，并将清单作为政务服务电子文件的可靠来源，按清单推进政务服务系统与电子档案系统对接，实现全面归档。

近年来，山东省将推进事项标准化作为提升政务服务效能的核心举措之一，按照“标准规范、四级统一”要求，创新实施“十步工作法”，依托全国一体化政务服务平台推动事项标准化“由点及面、全面覆盖”。目前，全省已完成全部高频事项标准化提升，覆盖全省办件量80%以上，平均每个事项46个要素“全省一致”，实现全省无差别受理、同标准办理，为推进政务服务电子档案管理打下了较好基础。

二、夯实数字底座，提升电子档案系统支撑能力

《办法》要求，加强信息系统建设，支撑电子文件和电子档案全流程管理。信息化系统作为政务服务业务的载体，是政务服务电子文件产生、归集和管理的核心支撑。要统筹谋划建设政务服务平台体系，打造标准统一、系统统管、业务统筹、功能统建、数据统揽的一体化在线政务服务平台。依托全国一体化政务服务平台，加快推动各类政务服务业务系统对接融合，充分发挥平台的公共入口、公共通道、公共支撑的枢纽作用，全面支撑各类政务服务事项线上运行和线上线下融合服务。要稳妥推进各级各部门业务系统与电子档案系统的对接，提升电子文件归档的自动化、智能化水平。

近年来，山东省加快推动政务服务业务系统整合，系统谋划建设“爱山东”政务服务平台体系，助力打造24小时不打烊的服务型政府。在前端，形成“爱山东”政务服务“总门户”，各级各部门政务服务事项均可通过政务服务“总门户”申请，实现“一表申请、一端受理”。在中端，打造政务服务“中台”，实现申请业务通过中台统一分发，统一受理，建设政务统一审批平台，实现各部门政务服务事项统一审批、统一办结、统一入库。在后端，建设了统一的电子证照系统，通过电子证照系统与政务服务业务办理系统对接，在业务办结的同时生成电子证照（证明），实现了纸质办件结果与电子文件的同步生成和制发，为电子文件归档提供了有力支撑。目前，“爱山东”注册用户数突破1亿，平均日活数超过800万，在第二届中国政务服务掌办综合指数评级中获评“A”级。

三、强化数据赋能，提升数据汇聚治理水平

数据是电子档案归集的核心，数据的质量直接影响电子档案的质量和应用赋能水平。为保证政务服务电子文件准确高效归档应用，需要科学构建一体化政务大数据体系，实现数据资源一体统管。一是要把数据“汇聚好”。按照《办法》要求，政务服务电子文件元数据和以数据共享形式调用的电子文件及办件办理材料要一并归档，这就要求建立完善数据汇聚渠道和机制，统筹推动各类数据依托统一渠道汇聚落地。二是要把数据“治理好”。要健全完善统一的行业、领域数据标准，形成“一数、一源、一标准”，推动各行业领域规范数据治理。各部门要对本行业领域的数据资源摸清底数，盘清“家底”，形成数据资源“一本账”。三是要把数据“管理好”。要构筑电子档案全生命周期安全防护体系，压实电子档案产生主体、应用主体的安全责任，积极探索运用区块链、隐私计算等技术手段，开展电子档案应用的追踪溯源和精准授权。强化监测预警，提升应急保障水平，筑牢数据安全多重防线。

近年来，山东省着力推动数据“汇治用”体系建设，深化数据价值化。统筹构建了省一体化大数据平台，形成全省公共数据管理总枢纽、流转总通道，以及共享、开放两个“服务总门户”。依托省一体化大数据平台，将各级各部门履职过程中产生的数据统一汇聚、治理和服务。目前，全省已汇聚民政、社保、医保等22大类人口数据，覆盖全省1.02亿人口；汇聚企业、机关事业单位、社会组织等18大类法人单位数据，覆盖全省1810万家机构。特别是在与电子档案密切相关的电子证照数据管理方面，通过构建了全省统一电子证照库，对各级各部门产生的电子证照数据进行统一归集。同时，持续推动数据质量提升，对结婚证、户口簿、不动产登记证等历史信息进行电子化，不断提升电子档案数据的覆盖度和准确度。

四、坚持需求导向，提升电子档案应用服务效能

《办法》规定，在依法依规前提下，积极推进电子文件和电子档案共享利用。推动电子文件归档的最终目的是应用，通过电子档案数字资源共享开放和创新应用，充分释放数据价值。一是要推动便利查档，积极利用人工智能、大模型等新技术，提升档案查询的智能化水平，让企业群众查档更加方便快捷。二是要推动共享开放，深化电子档案数据在政务服务领域的共享应用，推动用电子档案替代实体证明材料，支持证照证明“免提交”，最大限度方便企业群众办事。对于可开放的电子档案要依法依规向社会开放，为全社会数据应用“赋能”。三是要深化创新应用，积极运用电子档案数据开展大数据分析，打造更多电子档案数据创新应用场景，强化经济社会发展的态势感知和趋势研判，为政府决策提供依据。

近年来，山东省以全领域建设“无证明之省”为契机，充分依托全国一体化政务服务平台，在全省范围大力推行“免证办事”“一码通行”，凡是通过电子证照、数据共享可以获取的信息，不再要求企业和群众提供相应材料，在政务服务、行政执法、社会生活等领域不断提升电子证照服务效能。截至目前，全省电子证照累计调用6.2亿余次，高频政务服务事项和常见社会生活场景基本实现“无证明”，累计减少证明材料2955万份，用数据的“效率指数”换企业群众的“幸福指数”。